Rykkerportalen - procedure

Sådan virker det:

Opret krav

Du opretter dig som kunde hos Rykkerportalen ved at opgive nogle få informationer. Så snart du har modtaget vores bekræftelsesmail, er du klar til at lægge dit første krav op. Vi begynder dog først at rykke for dine krav, når vi har tjekket dine oplysninger.

Oprettelse:

  • Klik på "Kom igang nu" i øverste højre hjørne.
  • Udfyld dine oplysninger, accepter vilkår og betingelser og klik på "Opret".
  • Du modtager nu en mail med et bekræftelseslink, som du skal klikke på for at færdiggøre oprettelsen.
  • I samme e-mail er også brugernavn (= CVR-nummer) og kodeord, som du skal bruge til at logge ind efter bekræftelse (kodeord kan skiftes på profilsiden).
  • Har du mere end ét firmanavn under dit CVR nummer, skal du kontakte rykkerportalen for oprettelse af de øvrige.
  • Du kan nu indtaste informationer omkring ikke-betalte regninger, og lade Rykkerportalen overtage inddrivelsen.

Integration med dit økonomisystem / faktureringssystem

Vil du slippe for at indtaste informationer om den ubetalte regning? Vil du øge chancen for at få dit tilgodehavende inddrevet?

Så kan du konfigurere Rykkerportalen til automatisk at hente dine udløbne fakturaer, hvis du bruger økonomisystemet Billy, e-conomic, Dinero, Dynaccount eller Xena. Eller hvis du benytter Ordrestyring som fakturerings system.

Procedure

Når du har integreret Rykkerportalen med Billy, e-conomic, Dinero, Dynaccount, Xena eller Ordrestyring, er proceduren som følger:

  • Et antal hverdage (se individuel opsætning herunder) efter forfaldsdato, henter Rykkerportalen ikke-udlignet faktura.
  • Systemet sender en e-mail til dig om, at den pågældende faktura er forfalden, og rykkerproceduren vil starte automatisk hos Rykkerportalen efter et antal dage (se individuel opsætning). Foretager du dig intet, vil rykkerprocessen automatisk blive aktiveret. Ønsker du ikke kravet inddrevet via vores rykkerprocedure, kan du slette fakturaen hos Rykkerportalen ved klik på et link.
  • Rykkerportalens sagsbehandler checker faktura oplysninger og debitorinformationer, så vi sikrer, at rykkere sendes korrekt til skyldner.
  • Rykker 1 sendes pr brev til skyldner.
  • Betaler skyldner ikke kravet inden for den angivne tidsfrist, sendes rykker 2 pr. brev.
  • Betaler skyldner ikke efter rykker 2, sendes inkassovarsel pr. brev. Du får samtidig en e-mail med oplysning om, at inkassovarsel nu sendes til skyldner. Ønsker du ikke, at sagen overdrages til inkasso, skal du på dette tidspunkt tage kontakt til Rykkerportalen med begrundelse og aftale videre forløb.
  • Betaler skyldner stadig ikke efter inkassovarslet, overgår sagen automatisk til en af vores inkassopartnere (Som standard er det Advokaternes Inkasso Service, men vi samarbejder også med Dansk KreditorService og Købmandsstandens Inkasso Service). Er det dit første krav, der overgår til AIS/DKS/KIS, bliver du kontaktet angående den videre proces.

Rykkerportalen kan, via samarbejdet med Advokaternes Inkasso Service, tilbyde Danmarks mest effektive og komplette inkasso service, helt uden omkostninger for dig!

Betalingspåmindelse

Rykkerportalen tilbyder også en betalingspåmindelse service, der fungerer som en "rykker 0", der sendes uden pålæggelse af gebyr overfor debitor, før rykker 1 udsendes.

Denne service koster 40 kr plus moms pr. udsendt påmindelse.

Ønsker du at benytte betalingspåmindelse service, skal du kontakte Rykkerportalen, så vi kan sætte det op på din profil.

Individuel opsætning

Du kan tilpasse Rykkerportalens integration til netop dit behov mht. betalingsfrister og bogføring. Du kan sætte to individuelle parametre på din profil hos Rykkerportalen:

"Antal hverdage efter forfaldsdato, før faktura hentes fra økonomisystem "

    I stedet for at hente fakturaer med det samme, de er forfaldne, venter Rykkerportalen det af dig specificerede antal hverdage, inden fakturaoplysninger hentes, og fakturaen gøres klar til rykkerprocessen.

    Dette er for at imødegå forskellige brugermønstre. Hvis du for eksempel har 8 dages betalingsfrist, men kun bogfører cirka hver 14. dag, vil det være en god idé at sætte denne parameter til minimum 15 hverdage, så du sikrer dig tid til at have tjekket banken og bogført eventuelle indbetalinger inden en hentning foretages.

    Du kan nemt ændre denne parameter på din profil på Rykkerportalen, fx i forbindelse med ferie.

"Antal dage før rykkerprocedure automatisk startes, efter faktura er hentet fra økonomisystem"

    Denne parameter angiver, hvor lang tid Rykkerportalen venter, før et hentet krav automatisk "aktiveres" til rykkerprocessen.

Har du kunder, som du ikke vil sende en rykker til?

Har du særligt vigtige kunder, der aldrig skal modtage rykkere fra Rykkerportalen, har vi lavet mulighed for en VIP-liste. Du skal blot sende os navnene på de kunder, der ikke må sendes rykkere til. Så sørger vi for, at de kommer på listen, således at vi eksempelvis ikke kommer til at sende en rykker til svigermor eller andre, du ikke ønsker at forstyrre med rykkere. Bruger du e-conomic kan du sende navnet på en kundegruppe, der ikke skal rykkes.

Ændringer i fakturastatus i regnskabsprogram

Rykkerportalen tjekker dagligt med dit økonomisystem for at se, om der sker ændringer af fakturastatus. Vi kontakter dig, hvis du har bogført betaling fra din kunde, men har glemt at advisere os om, at fakturaen er lukket eller delvist betalt. Dette sikrer, at vi ikke udsender rykkere til dine kunder, hvis de allerede har betalt direkte til dig.


Rykkerproceduren

Selvom Rykkerportalen er et IT-system, laver vi altid et basistjek af nye debitorer inden første rykkerudsendelse, og vi sender altid rykkere med almindelig post. Dette sikrer os imod fejlindtastede e-mails, samt e-mails fanget i spamfilter m.m.

De udsendte rykkere tillægges rykkergebyr, inkassoomkostninger og renter (morarenter). Når hele det udestående beløb er betalt, afregnes det indbetalte, så du får regningsbeløbet plus inddrevne morarenter, mens vi beholder provision, rykkergebyr og inkassoomkostninger. Bemærk: Vi tager kun provision i rykkerprocessen for udenlandske fakturaer.

Vi rykker din skyldner med 10 dages interval. Oftest vil dine skyldnere betale inden for de næste uger. Først rykker vi tre gange for beløbet, hvor hver rykker pålægges et gebyr på 100 kr. Rykker 2 og 3 pålægges yderligere morarente. Efter rykker 3 (inkassovarsel) overgår sagen til inkasso hos en af vores samarbejdspartnere AIS, DKS eller KIS, hvorved der pålægges yderligere 100 kr. i gebyr for overdragelse til inkasso samt inkassoomkostninger.

AIS, DKS og KIS har nogle af Danmarks mest effektive inkassoprocesser. Læs mere herom hos AIS, DKS og KIS.

Hvis skyldner ikke er i stand til at betale, bliver de registreret af AIS/DKS/KIS som skyldner i Debitorregistret/RKI. Her vil skyldner være registreret i op til fem år, med mindre udeståendet betales til Rykkerportalen eller AIS/DKS/KIS. Debitor betaler ofte et stykke tid efter registreringen.

Som mindre erhvervsdrivende gider jeg ikke bruge tid på dårlige betalere, derfor bruger jeg Rykkerportalen.dk

Kasper Weis